Cos'è
Il sistema di whistleblowing consente a chi opera nell’Ente o per conto dell’Ente di segnalare in modo riservato eventuali irregolarità o comportamenti non conformi alla legge.
Le segnalazioni vengono gestite nel rispetto della riservatezza e delle tutele previste dalla normativa vigente.
A chi è rivolto
Le procedure di whistleblowing incoraggiano a segnalare chiunque acquisisca, nel contesto dell’attività lavorativa, informazioni sugli illeciti commessi dall'organizzazione o per conto dell'organizzazione.
Lo scopo della procedura è quello di facilitare la comunicazione di informazioni relative a violazioni riscontrate durante l’attività lavorativa. A tale scopo lo spettro delle potenziali persone segnalanti è molto ampio. La procedura è volta a garantire questi soggetti, nel momento in cui segnalino una condotta illecita relativa all’ente.
Possono effettuare una segnalazione attraverso la procedura le seguenti categorie di soggetti:
- Dipendenti
- Collaboratori
- Fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi
- Liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi
- Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti
- Azionisti o persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza
- Ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza
- Soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’ente non sia ancora iniziato
La procedura protegge anche l’identità dei soggetti facilitatori, le persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all'interno del medesimo contesto lavorativo.
Come fare
L’ente mette a disposizione delle persone segnalanti canali diversi per le segnalazioni di violazioni ai sensi della presente procedura. In particolare, è possibile effettuare segnalazioni in forma orale e in forma scritta.
Per quanto riguarda le segnalazioni in forma scritta, l’ente mette a disposizione una piattaforma informatica crittografata, accessibile tramite il pulsante "Invia segnalazione"
Non è possibile gestire altre segnalazioni ricevute in forma scritta. Qualora queste fossero inviate, il soggetto ricevente, ove possibile, inviterà la persona segnalante a presentare nuovamente la segnalazione tramite la piattaforma informatica.
Per le segnalazioni in forma orale, invitiamo la persona segnalante a contattare il Segretario Direttore, richiedendo disponibilità per un colloquio telefonico o, eventualmente, un incontro personale. Le segnalazioni in forma orale vengono verbalizzate e il verbale deve essere firmato dalla persona segnalante, affinché sia processato. È opportuno ricordare che le segnalazioni in forma orale non offrono la stessa riservatezza tecnologica delle segnalazioni effettuate tramite piattaforma crittografata.
Cosa serve
La segnalazione deve essere circostanziata e contenere:
- descrizione chiara dei fatti;
- luogo e data/periodo;
- elementi per identificare i soggetti coinvolti;
- eventuali documenti o prove;
- nominativo e documento (solo per la modalità cartacea non anonima).
Le segnalazioni anonime sono valutate solo se ben dettagliate.
Tempi e scadenze
- Trasmissione interna al RPCT entro 7 giorni se la segnalazione arriva a soggetto non competente
- Avviso di ricezione al segnalante entro 7 giorni
- Eventuale colloquio fissato entro 20 giorni
- Riscontro sul seguito della segnalazione entro 3 mesi
- Conservazione documentazione fino a 5 anni dalla chiusura del procedimento